Steuer­ber­ater, Notare und Anwalt­skan­zleien ste­hen vor einem Prob­lem. Sie kön­nen Steuerbeschei­de, Lohnzettel, Verträge etc. auf­grund der DSGVO nicht mehr ein­fach per e‑Mail ver­schick­en. Die DSGVO unter­sagt einen unver­schlüs­sel­ten Ver­sand von per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en. e‑Mails auch wenn Sie sich­er zum Serv­er über­mit­telt wer­den sind unsich­er.

Alter­na­tiv gibt es die Möglichkeit ein­er e‑Mail Ver­schlüs­selung über s/mine. Dies wird aktuell von eini­gen IT-Dien­stleis­tern ange­boten und entspräche der DSGVO. Den­noch hat diese Lösung ein Prob­lem. Sicher­heit­sz­er­ti­fikate laufen ab. Sie wer­den für nur max­i­mal 2 Jahre vergeben. Sobald das Zer­ti­fikat abge­laufen ist, sind e‑Mails nicht mehr les­bar. Fol­glich kann man kein­er­lei e‑Mail Archivierung mehr machen, da die Dat­en nach Ablauf des Zer­ti­fikates für immer ver­schlüs­selt und unles­bar bleiben.

Cloud­Files ist der Ide­ale Weg um Dat­en zwis­chen Steuer­ber­ater / Anwalt / Notar und Klien­ten zu über­mit­teln.
Jed­er Klient bekommt seine eigene Data­box wo er mit­tels https Webin­ter­face Dat­en per Drag&Drop ein­fach und sim­pel hoch und run­ter­laden kann. In der Kan­zlei ist Cloud­Files als Net­zlaufw­erk (z.B. X:, Y:, N: etc.) mit direk­ter VPN Verbindung ins Cloud­Now Daten­cen­ter in die EDV einge­bun­den. Die zu über­mit­tel­nden Dat­en wer­den dann ein­fach im Kun­de­nord­ner gespe­ichert und sind sofort vom Kun­den sich­er und DSGVO kon­form abruf­bar.

Alter­na­tiv kann auch ein sicher­er “Link” vergeben wer­den. Mit Ein­mal­pass­wort und Ablauf­da­tum.

Ein­fach, schnell und kom­fort­a­bel.